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Come gestire le spese dell’ufficio condiviso tra professionisti?

October 7, 2026

Guida alla deducibilità delle spese per lo studio in comune: regole sul riaddebito, neutralità fiscale e novità del 2026 per i liberi professionisti.

Dividere uno spazio di lavoro non è solo una scelta di networking, ma una strategia economica per abbattere i costi fissi. Tuttavia, per anni, il fisco ha guardato con sospetto questi passaggi di denaro tra colleghi. Il dubbio principale riguardava la natura dei rimborsi: si tratta di reddito per chi riceve i soldi o di una semplice partita di giro? Grazie alle recenti riforme, il quadro è finalmente limpido. La domanda che molti si pongono è: come gestire le spese dell’ufficio condiviso tra professionisti? Il nuovo assetto normativo garantisce una sostanziale neutralità, evitando che lo Stato tassi somme che non rappresentano un vero guadagno. La legge permette oggi di ripartire bollette, affitti e pulizie senza appesantire il bilancio fiscale. Questa stabilità normativa, confermata dagli esperti nelle recenti sessioni di approfondimento, offre ai lavoratori autonomi una marcia in più per organizzare la propria attività senza il timore di contestazioni durante i controlli dell’Agenzia delle Entrate.

Indice

Quali sono le nuove regole per chi divide lo studio?

La gestione del reddito derivante dal lavoro autonomo ha subito una trasformazione importante con l’introduzione del Dlgs 192/2024. Questa norma ha aggiunto un tassello fondamentale al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (art. 54, comma 2, lett. c, Tuir). La regola stabilisce un principio di buon senso: se un professionista incassa somme che sono il semplice riaddebito di spese sostenute per l’uso comune di un immobile, quei soldi non sono considerati reddito.

In passato, esisteva il rischio che l’amministrazione finanziaria considerasse quei rimborsi come compensi professionali, pretendendo il pagamento delle imposte. Ora la legge è chiara: l’operazione è speculare e trasparente. Se io pago l’intera bolletta della luce per l’ufficio e il mio collega mi restituisce la sua metà, quei soldi non entrano nel calcolo del mio guadagno annuale. Questo vale sia per gli uffici usati esclusivamente per l’attività, sia per gli immobili usati in via promiscua, ovvero quelli che servono sia come abitazione che come studio professionale. La norma mette nero su bianco che l’incasso è irrilevante per chi riceve il rimborso, a patto che si tratti di un puro riparto di oneri gestionali.

Come funziona il meccanismo del riaddebito delle spese?

Il meccanismo si fonda su una operazione di sottrazione. Il professionista che firma i contratti e riceve le fatture (il cosiddetto capofila) sostiene inizialmente il costo totale. Successivamente, egli “ribalta” la quota parte sui colleghi che occupano gli altri spazi dello studio. Qui interviene l’articolo 54-ter del Tuir, che agisce sulla deducibilità. In sostanza, il professionista che anticipa i costi può dedurre dalle proprie tasse solo la parte di spesa che rimane effettivamente a suo carico.

Facciamo un esempio pratico per rendere il concetto immediato. Immaginiamo uno studio condiviso tra due avvocati, dove l’affitto mensile è di 1.000 euro. L’avvocato A paga l’intero canone al proprietario. L’avvocato B rimborsa 500 euro all’avvocato A.

Questa operazione garantisce la neutralità fiscale. Nessuno guadagna nulla dal punto di vista fiscale e nessuno perde la possibilità di scaricare i costi inerenti all’attività. Lo Stato riceve esattamente le imposte dovute sul reddito reale, senza che il giro di denaro tra colleghi alteri la base imponibile.

Perché il rimborso tra colleghi non è considerato un reddito?

La spiegazione tecnica risiede nel concetto di inerenza. Perché un costo sia deducibile, deve essere collegato direttamente all’attività del professionista. Quando un architetto paga la connessione internet per tutto lo studio, la quota che viene pagata per i computer dei suoi colleghi non è inerente alla sua attività personale. Di conseguenza, quella parte di spesa non può essere considerata un suo costo.

Questa interpretazione non è una invenzione dell’ultimo minuto. Già in passato l’Amministrazione finanziaria aveva tracciato questa strada con alcuni documenti di prassi (circ. 38/2010; circ. 58/2001). Tuttavia, il legislatore ha voluto elevare questi orientamenti a rango di legge ordinaria per dare certezza del diritto. Prima della riforma, un verificatore pignolo avrebbe potuto sostenere che il rimborso fosse una sorta di compenso “mascherato”. Oggi, con la nuova lettera c del comma 2 dell’art. 54 del Tuir, questa ambiguità scompare. La somma ricevuta viene trattata come una mera partita di giro, ovvero un passaggio di denaro che non arricchisce chi lo riceve ma serve solo a pareggiare un conto pagato in precedenza.

Qual è la differenza tra riaddebito e sublocazione?

Bisogna prestare molta attenzione a come si inquadra il rapporto tra coabitanti, perché sbagliare definizione può costare caro. Esiste una linea sottile ma netta tra dividere le spese e affittare una parte dell’ufficio a terzi. Se il rapporto diventa una sublocazione o una locazione parziale, le regole cambiano radicalmente.

Caratteristica Riaddebito Spese Sublocazione / Locazione parziale
Finalità mera ripartizione di oneri comuni; generazione di un guadagno economico;
Regime fiscale neutro (non concorre al reddito); tassato come reddito diverso o d’impresa;
Deducibilità limitata alla quota propria; deduzione del canone pagato al proprietario;
Prove richieste rendicontazione analitica dei costi; contratto di sublocazione registrato;

Il riaddebito scatta quando si dividono le spese vive (luce, acqua, riscaldamento, pulizia, condominio). La sublocazione si configura invece quando un soggetto mette a disposizione un locale in cambio di un canone fisso che include un margine di profitto o che non è direttamente collegato alle spese effettivamente sostenute. Mentre il riaddebito è una operazione di servizio, la sublocazione è una fattispecie negoziale differente che segue i propri binari di tassazione. Confondere le due cose durante un accertamento può portare al recupero delle imposte non pagate sui canoni percepiti.

Chi sono gli “altri soggetti” che possono dividere le spese?

Un punto di grande interesse chiarito durante l’evento Telefisco 2026 riguarda la platea dei soggetti coinvolti. La norma usa la locuzione generica “altri soggetti”, senza specificare che debbano essere per forza altri professionisti iscritti ad albi. L’Agenzia delle Entrate ha confermato un’apertura significativa: il riaddebito può avvenire nei confronti di chiunque condivida lo spazio.

Questo significa che il perimetro applicativo include:

È molto frequente, ad esempio, il caso di un professionista che detiene il contratto di affitto e che ospita nei locali la propria Società tra Professionisti (Stp). In questa situazione, il professionista può riaddebitare alla società la quota parte di affitto e utenze. Grazie al chiarimento dell’Amministrazione finanziaria, sappiamo che la forma giuridica del coabitante non cambia la natura dell’operazione. Ciò che conta è che si tratti di una reale condivisione di un asset immobiliare e che il pagamento ricevuto sia esclusivamente un riparto di oneri gestionali.

Quando la condivisione dello studio non è considerata comune?

Non sempre la presenza di più persone nello stesso studio permette di applicare il regime del riaddebito. La giurisprudenza ha recentemente fissato dei limiti per evitare abusi. Non si può parlare di “struttura comune” se tra le persone non esiste un rapporto paritetico (Cass. civ. ord. n. 4663/2025).

Il caso analizzato dai giudici riguardava un titolare di studio che ospitava giovani laureati. Questi ultimi lavoravano esclusivamente per il titolare, non avevano una gestione autonoma degli spazi e agivano seguendo le sue direttive. In una situazione di questo tipo, la Corte ha stabilito che non esiste un uso comune, ma una sorta di organizzazione subordinata o coordinata. Di conseguenza, il titolare non può riaddebitare le spese ai giovani colleghi per poi considerarli rimborsi neutri. In questo caso, i costi di gestione sono considerati interamente riferibili all’attività del titolare e sono da lui interamente deducibili. Perché si parli di riaddebito, deve esserci una reale condivisione paritaria delle risorse, dove ogni soggetto ha la propria autonomia gestionale e professionale.

Quali documenti servono per giustificare il riaddebito?

Per rendere l’operazione inattaccabile davanti al fisco, è necessario preparare una documentazione solida che provi la natura di partita di giro. Non basta un accordo verbale tra colleghi, serve una traccia scritta e analitica. È consigliabile redigere una scrittura privata che definisca i criteri di ripartizione delle spese comuni (ad esempio in base ai metri quadri occupati o al numero di postazioni).

Il professionista capofila deve conservare:

La rendicontazione deve essere precisa. Se la bolletta della luce è di 200 euro e viene divisa a metà, la nota di debito deve indicare chiaramente che si tratta del 50% della fattura numero X del fornitore Y. Solo attraverso questa trasparenza è possibile dimostrare che l’incasso non è un compenso per una consulenza, ma un semplice pareggio dei costi. Questa prassi garantisce che l’operazione si mantenga neutra sotto il profilo impositivo e che il professionista possa dedurre con serenità la sua quota di competenza.